イベントの運営マニュアル(3)〜本番に向け万全に！「チェックリスト」〜

【1】けが人・病人の対応

けが人や病人が出た際、速やかに対応できるよう、マニュアルとして共有しておきます。誘導する場所や手順、応急処置の方法、最寄りの病院・消防・警察の連絡先、それらに連絡する担当者などを記載しておくと、いざという時に役立つでしょう。

【2】苦情・迷子の対応

けが人・病人が出た場合と同様に、担当者や誘導する場所などを決め、マニュアルなどで共有しておきましょう。
迷子対応は、子供慣れしている女性を担当者にしておくと安心でしょう。
一方、苦情対応は、お客様から見える場所ではなく、離れた場所や別室で行うことをおすすめします。対応判断に少しでも困った場合は、独断で動かず上長に打診するフローもお忘れなく。

【3】落とし物・忘れ物の取り扱い

会場内での預かり場所を決めておくのはもちろん、イベント会場に終了後の預かり可否を確認しておきます。その上で、会場に保管してもらうのか、交番に届けるのか、自分たちで持ち帰るのかを決めてマニュアル化しておきましょう。

【4】ステージプログラムの当日変更

ステージでのプログラムがある場合、当日に運営上の変更があったり突然の要望が加わったりすることはよくあるもの。また、スケジュールの“押し巻き”も起こり得るものと覚悟しておきます。
これらのイレギュラーが発生した際に備えて、担当者への報告手順をマニュアルに記載したり、時間の帳尻を合わせるのかをあらかじめ決めておくと、慌てずに対応できるでしょう。

【1】イベント前日までの確認事項

運営マニュアル・書類
マニュアルの内容を最終確認し、ルールの決め忘れ・決め残しがないか、情報の記載漏れがないかをチェックしましょう。
また、マニュアルを含めた書類の配布状況も確認し、事前配布する分はどこまで行き渡っているか、当日配布する分の数や、予備は足りているかをチェックします。

弁当・ケータリングの再確認
弁当やケータリングの発注し忘れは意外と多いですので、前日に再確認を。その際、人数に変動があれば調整しておきましょう。
また、ゲストを呼ぶ場合、楽屋に飲み物や軽食を用意するのもお忘れなく。
ゲストが芸能人の場合、CM出演していればその商品の競合にあたる商品は避けるなど、配慮することが大切です。メーカーがイベントのスポンサーについている場合も同様に、そのメーカーの商品を優先して用意することをおすすめします。

搬入出の車両サイズを確認
備品や機材の搬入出にトラックなどを利用する場合、サイズが大きすぎると駐車場に入庫できないことも考えられます。入庫可能なサイズと使用予定の車両サイズを突き合わせながら再確認しておきましょう。

ゲストへのリマインド
ゲストに当日の集合時間などをリマインドしておきます。その際、お弁当の数も再確認しておくと安心です。イベント後に謝礼を渡す場合は、その準備も前日までにしておきましょう。

宅配便に集荷の依頼をしておく
イベント後、備品や機材を持ち帰るのに宅配便を利用する場合、事前に時間を指定して会場への集荷を依頼しておくと便利です。
また、宅配の利用を予定していなくても、当日急に荷物が増えて利用することもあり得ますので、会場周囲のコンビニなど宅配の受付をしている場所を確認しておきましょう。

ゴミの取り扱いルールを決める
イベント終了後にゴミを会場で処理してもらえるのかを事前に確認し、持ち帰る必要がある場合は担当者を決めておきましょう。また、イベント開催中のゴミの集積場所も決めてマニュアルに記載します。

機材類をテストする
照明・音響・映像などの機材が予定通り動くかどうか、会場内に機材を設置するなどして、できる限り本番に近い状況でテストをしましょう。
特に、会場備え付けの機材を使う場合、予定通りに動かない、必要な機能がないとなれば、代わりの機材を探して手配することになりますので事前テストは必須です。

【2】イベント当日の確認事項

設備等の確認
導線として使うルート上の扉や部屋の鍵が開いているか、ゲストが使用する駐車場が押さえられているかなど、設備面の確認をします。

会場の写真を撮っておく
イベント終了後に会場を撤退する際は、設営前と同じ状態に戻す「現状復帰」がマナーですので、会場入りするとともに写真を撮るなどして元の状態を収めておくとスムーズです。

ステージ周りの確認
ステージ周りの進行チームは、音源の大きさ・照明や映像の明るさ・見切り席がないかを、観客が入った状態を想定して確認し、リハーサルを行います。