イベント用品レンタル・衛生対策もダスキンレントオール

【1】企画立案（目的・ターゲット・内容の決定）

イベントの企画立案にあたって、まず「何のためにイベントを行うのか」（プロモーションか、社内親睦か……）という目的を決めましょう。そうするとおのずと集客ターゲットも見えてきますので、そのうえで「どのようなイベントにするか」（コンセプト、テーマなど）という方向性を定めていきます。
目的と集客ターゲット、方向性が定まったら、それらに沿って「イベントで何をするか」（具体的なプログラムなど）という内容を決めていきます。ここを不明瞭にしたまま準備を進めてしまうと、途中でブレてしまうことがありますので、イベント企画の最も重要な工程としてしっかりと検討しましょう。

【2】日程と会場の決定

目的と内容が決まったら、集客ターゲットや内容に合わせて日程と会場を決めていきます。イベントの目的を達成するためには、どんな会場・開催日程が適しているのか、参加人数の規模や必要な設備・予算などを考慮して検討しましょう。

【3】宣伝告知の開始

イベントは事前の告知が必須です。イベント内容を広く知らせることで興味関心を呼び、集客につなげることができます。日程と会場が決まったら早めに宣伝告知を始め、イベント直前まで集客の必要に応じて続けていきます。

【4】準備の開始

イベント開催へ向けての準備は運営担当者の選定から始まり、会場手配、看板やパンフレットなど制作物の手配、機材の手配、運営マニュアル作成など非常に多岐にわたります。
イベントの成功は、どれだけしっかりと準備を行ったかで決まります。スケジュールをしっかり立てて確実に進めていきましょう。

【5】イベントの開催

準備ができたら、いよいよイベントを開催します。当日は、あらかじめ作っておいた運営マニュアル内の段取りや、情報に基づいてイベントを進めます。また、想定外のことも起きますので、臨機応変に対応する心構えも必要です。
予定していたプログラムに沿って進行できているか、常に意識しておきましょう。
時間が押すと来客の予定や会場使用時間、撤収時間などにも影響します。イベントを成功へ導くためにも、時間管理の徹底は重要なポイントです。

【6】イベント終了後の振り返り

イベントが終わり、後片付けが落ち着いたら、運営はスムーズだったか、来客は満足していたか、当初打ち立てたイベントの目的は達成できたかなどを振り返る機会を持ちましょう。同様のイベントを今後も続けていく場合や、違うテーマのイベントを開催するにあたっても参考になるはずです。

【1】目的を明確にする

まずは「なぜイベントを実施するのか」について考えましょう。
プロモーションのため、顧客や取引先接待のため、社内親睦のため、CSR活動として、他にもさまざまな目的が考えられます。中には、これらの目的が2つ、3つと組み合わさっているケースもあるでしょう。その場合も、できるだけ優先順位をつけて、主目的を定めましょう。

【2】アイディアを発想する

目的や方向性が明確になったら、いよいよ「どのようなイベントにするか」を考えていきます。
まずは、アイディアの素を集めていきましょう。集客ターゲットの興味関心についてリサーチしたり、他社では同様のコンセプトやテーマに対してどのようなプログラムを実施しているのかを調べたり、あるいは最近話題になっているイベントを参考にしたりして、これから実施するイベントのためのアイディアを発想していきます。

【3】アイディアを絞り込む

【2】で発想したアイディアを、コンセプトやテーマ、集客ターゲットとの親和性、予算や日程を含めた実現可能性などから絞り込み、実際に「イベントで何をするか」を絞り込んでいきます。
ここで、最初に決めた目的と絞り込んだアイディアを照らし合わせ、どのような結果が期待できるのかも含めた上で企画に落とし込みます。目的達成につながるイベント企画のポイントとなりますので、しっかり取り組みましょう。

【1】プロモーション

見込み顧客や既存顧客、メディアなどに向けて、自社や自社商品のプロモーションを行うことを目的とするイベントです。

• ・プロモーションイベント
• ・セミナー
• ・展示会・見本市（コンベンション）
• ・展示販売会・マッチング会
• ・記者発表会（記者会見）

●イベントで得られる効果
記者発表会でメディア露出を増やし自社や商品の認知度を向上させる、展示会で資料配布やプレゼンを行い商品理解を促進する、セミナーで商品の活用法を提案しニーズへつなげるといった効果が見込めます。また、対面接客によって売上増加のきっかけになり得ることもポイントです。

【2】顧客・取引先接待

自社と付き合いのある顧客・取引先を招待し、もてなすことを目的とするイベントです。プロモーションや社内親睦を兼ねることもあります。

• ・セレモニー・式典
• ・プロモーションイベント
• ・展示会・見本市（コンベンション）
• ・展示販売会・マッチング会
• ・スポーツイベント

●イベントで得られる効果
自社の重要なイベントに招待しおもてなしすることで、顧客や取引先に「この企業のお得意様である」という意識を持ってもらい、好感度や信頼度を上げるといった効果が期待できます。プロモーションイベントや展示会などでは、まさに売上増加に直結することもあります。

【3】社内親睦・社内行事

社員同士やその家族などが交流を図り、結束を高めることを目的とするイベントです。顧客・取引先接待を兼ねることもあります。

• ・セレモニー・式典
• ・社員総会
• ・新年会・忘年会・納会
• ・決起会・キックオフイベント
• ・親睦会・スポーツイベント

●イベントで得られる効果
会社への帰属意識や社員同士の信頼感が高まる、企業側が飲食やレクレーションなどを提供して社員をねぎらうことでモチベーション維持につながるといった効果が期待できます。セレモニーや社員総会などでは、企業全体としての目標やテーマを掲げ、全社員で共有するといったことも重要なポイントになります。

【4】CSR活動・ボランティア活動

企業のCSR活動（社会貢献活動）やボランティア活動の一環として、社会貢献や地域貢献を目的に行われるイベントです。

• ・講演会
• ・シンポジウム
• ・地域の祭り、イベントへの参加
• ・学園祭への企業参加
• ・工場見学ツアー
• ・スポーツイベント

●イベントで得られる効果
社会貢献、地域貢献に加えて、参加者や来客に企業への親しみを持ってもらい、好感度や信頼度を上げるといった効果が見込めます。講演会であればそのテーマに関心を持つ層、地域の祭りであれば地元住民、学園祭であれば学生や大学職員など、それぞれのイベントでアピール対象が比較的はっきり違っていることもポイントです。