周年記念イベントの運営 〜ココに注力すると失敗なし！〜

【1】誘導スタッフやアテンドは多数確保

まず、前提として押さえていただきたいのが、多数のスタッフが必要だということ。来賓をきちんと誘導するためには、導線に沿って各ポイントに誘導係を配置するのが効果的だからです。

特に、トイレや喫煙に行ったきり、場所が分からなくてなかなか帰って来ないというケースはよくあるもの。VIPや登壇する演者・ゲストなど、いないとプログラムが進行できなくなる方々については、動きに注意を払いやすいよう専用のアテンドをつけると安心です。

またスムーズに進行するために、各ポジションに配置されたスタッフは、来賓に目を配るだけでなくスタッフ同士ともまめに連携する必要があります。その際、各ポジションにディレクターを立て、「トランシーバー」を使ってやりとりすると良いでしょう。

【2】イベント当日に慌てないよう事前の「ロケハン」が必須

初めて利用する会場の場合、事前にロケハンをしてシミュレーションすることをおすすめします。実際に現地で確かめておかないと、いざ当日になっても適切に誘導することができないからです。

また、式典を開催するメインの部屋は、出入り口を一箇所のみ開放することで人の流れを限定することができます。こちらもロケハンの際に導線を考えながらどこを出入り口にするか検討しておくことをおすすめします。

【3】周年記念イベントの印象を左右する「受付対応」

「受付は企業の顔」とよく言われますが、イベント時の受付対応も同様で来賓の自社への印象を左右する重要ポイントです。それが周年記念イベントともなると、なおさら“そそう”がないようにホスピタリティ溢れる対応が求められます。
企業によっては課長など役職クラスの社員が担当することも。

また、受付に来賓が来る時間帯はたいてい集中するので、対応の丁寧さだけでなくスピーディーさも重要。受付窓口は複数用意し、その後ろに「ヘルプデスク」も設置すると、困りごとはそちらに任せることができ、窓口が停滞することはありません。

【4】イレギュラー発生時も慌てずに

周年記念イベントの当日、悪天候や交通機関の乱れなど想定外の出来事で来賓が遅れることはよくあるもの。しかし、会場は押さえている時間が決まっているためスケジュールをずらすことはできません。

式典で挨拶をしてもらう来賓が遅れる場合は、そのプログラムを後ろにずらすかカットします。もしくは、可能であればピンチヒッターをお願いするのも手です。
いずれの場合も、イベント進行の司会に来賓が遅れる旨を速やかに伝えましょう。

【1】名前や社名の書き間違い・読み間違い

名前や社名に関する間違いは当然失礼にあたり、最悪の場合、今後の関係にもヒビが入りうるミスです。周年記念イベントの規模が大きい場合、来賓の数も多くなるので、気をつけているつもりでもどうしてもミスが発生しがちに。テーブルに置くネームプレート・司会が読む原稿などは、複数の社員の目でしっかりチェックしましょう。

【2】式典で使う機材の確認

周年記念イベントの式典では、映像機器や音響などの機材を使うことが多いですが、こちらも事前に確認したいポイント。

まず、機材を現地で借りるケース。たいていの会場では、映像機器や音響はあると思いますが、念のため備わっているのかの確認はお忘れなく。場合によってはオプション料金が発生することもあるので、あわせて確認しておきましょう。特に映像機器の画面サイズと、用意しているドキュメントのサイズが違うと映すことができないので要注意。

一方、機材を持ち込む場合は、事前に作動するかの確認は必須です。その上で、当日も早めに現地入りし、念のため作動確認をしておきましょう。

【3】車での来場者への配慮

駐車場の広さによって、来場する車すべてが駐車場にとめられるとは限らないので、会場へのアクセスは基本的に公共機関を利用いただきましょう。とはいえ、VIPやゲスト・演者は車で来られることが多いので、あらかじめ駐車場に「カラーコーン」を置いてキープしておくと良いでしょう。

その際注意したいのが、「駐車券」。会場で駐車料をサービスしてもらえるのか、自己負担の場合主催者企業が負担するのか、来賓に負担してもらうかなどあらかじめ確認の上、決めておくとスムーズです。

【1】式典後に行うユニークなレクリエーション

周年記念イベントといえば、式典後に懇親会を行う企業が一般的ですが、懇親会ではなくレクリエーションを行った事例も多数あります。

例えば、スポーツチームを所有している企業が式典後にみんなで試合観戦をした例。会場内に屋台を導入し、より盛り上がっていました。また、地方からの来賓に向けて、オプションとして観光ツアーを決行した例も。アミューズメントパークや温泉など地域ならではのツアーは、喜んでもらえます。

【2】社員全員による演出

式典の準備に当日の来賓対応……。当の社員たちは何かと忙しいものですが、せっかくおめでたいイベントなので、社員全員で演出を手掛けて自分たちも楽しんでいる企業もあります。

例えば、エンディングで流す映像に社員全員が出演したり、社員の顔社員を使って周年ロゴアートを作ったりは、楽しみながら準備できる事例。他にも、社員全員で折り鶴を折り、式典最後に振らせたという事例もあります。

【3】企業同士のコラボレーション

同じ周年を迎える企業同士のコラボレーションイベントは、いくつか行われています。両社長が登壇してあいさつしたり、一緒に鏡開きをしたり。また、ゲストのお土産をコラボレーション先企業に作ってもらうなど。

コラボレーション先は、もともとお付き合いがあった企業同士の場合もあれば、まったく面識のない企業の場合も。後者の場合、周年記念イベントをきっかけとして、以降のお付き合いが生まれることもあります。