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【1】まず始めに決めること

学会の運営担当者に選ばれたら、まずは共に進めていく人員を確保しなくてはなりません。準備から当日の進行まですべきことは非常に多岐に渡りますので、多数の人員を確保することをおすすめします。

次に、学会の予算を算出します。過去の開催例などを参考にしながら行うと良いでしょう。予算が確定したら、すぐに会場を押さえましょう。大きな会場や、公共のホール・ホテルのバンケット等は、早くから予約が入っていることが多いので、間際になるとどこも会場が押さえられないということになりかねません。

また、学会は、研究発表者だけでなく、ゲスト講師など多くの人が関わるので、開催中のスケジュールも早い段階で決めておくとよいでしょう。

【1】映像機材は規模に応じて選ぶ

研究発表や講演をする際は、資料や写真を交えながら行うことが多いです。なので、後ろのほうに座っている人にもきちんと内容が分かるよう、スクリーンは必須といえるでしょう。大規模な場合は、大きいサイズのものが必要です。

また、講演者がステージ中央でスピーチする場合は、左右に2台設置するのも良いでしょう。併せてプロジェクターも用意します。こちらも、2台用意すれば片方に写真やグラフ等を写しながらスピーチできるので、分かりやすい講演・研究発表の場になります。

【2】マイクは多めに準備を

マイクは、司会用・講演用・質問用などで使うので、少なくとも5本程度は用意しておくと安心です。さらに、パネルディスカッションを組み込む場合は、各パネラーにマイクを持ってもらったほうがスムーズなので、人数分を用意しておきましょう。パネラーにテーブルも用意するのであれば、スタンドマイクにすると持たずに話せて便利です。

【3】外国人を招く際は通訳機材が必須

海外からの専門家や講師を招いての講演を予定している際は、翻訳機の準備をお忘れなく。特に、同時通訳の機材があれば滞りなく講演を聴くことができるので、なお良いでしょう。通訳機材はレンタル商品もあるので、参考にしてください。

【4】会場づくりに必要な備品はコレ

ここまでご紹介してきた備品以外にも、看板や案内スタンド・カタログスタンド・パネル・司会者台・講演台なども手配しておきましょう。学会中にシンポジウムも開催される場合は、パネルディスカッションを行うケースも多いので、パネラーが使うテーブルやイスも複数用意する必要があります。テーブルにクロスをかけるとよりフォーマル感が演出できます。

他にも、受付では、デスクやイスだけでなく、冬場ならパネルを複数組み合わせてクロークを設営しておくのもおすすめなので、参考にしてください。