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イベント成功への道

展示会を成功させよう!万全のブース準備と来場者へのアピール法3つ

自社のサービスや商品を効果的にアピールできるイベントとして「展示会」があります。展示会では、多数の企業や団体がブース出展していることが多く、その中で少しでもたくさんの来場者に自社ブースへ足を運んでもらうためには、綿密な準備が必要です。
そこで今回は、展示会当日までの準備の流れや、より多くの来場者にアピールするためのアイデアをご紹介します。


  • 準備は当日から逆算して計画的に
    • -【1】12ヵ月〜6ヵ月前までにやるべきこと
    • -【2】3ヵ月前までにやるべきこと
    • -【3】1ヵ月前までにやるべきこと
    • -【4】1週間前までにやるべきこと
  • より多くの来場者にアピールするためのアイデア3つ
    • -【1】事前に成功しているブースをチェックする
    • -【2】会場内でチラシやカタログを配る
    • -【3】アフターフォローをする
  • あって良かった!当日に用意しておきたい便利アイテム

準備は当日から逆算して計画的に

展示会の準備は、余裕をもって始めるとギリギリになって慌てることがありません。そのためには、展示会が開催される日から逆算して、計画的に準備をスタートしましょう。

【1】12ヵ月〜6ヵ月前までにやるべきこと

まずは、展示会出展の目的やコンセプトを明確にします。商品を広告するためなのか、疑似体験によって商品への理解を深めてもらうためなのか、その場で商談へと進んで契約してもらうためなのか、出展の目的は様々あります。目的によってブースの構成や必要な機材が変わってくるので、まず始めにはっきりさせましょう。

次に、どの展示会に出展するかをリストアップし、申し込みをします。展示会によっては、申し込みをした順から希望の広さのブースポジションを確保できるケースもありますので、なるべく早めに申し込むのがおすすめ。大規模な展示会などでは1年前から受付開始をしているケースもあります。また、申し込み時点ではブースデザインが決まっていないことが多いので、必要な広さの見当をつける必要があります。

【2】3ヵ月前までにやるべきこと

どのような内容のブースにするのか、実際に構成を考えていきます。当日展示する商品の選定などもこの段階で決めておくと良いでしょう。おおまかなブースの内容が決まったら、パネルや照明・看板・テーブルなど当日必要な備品を手配してください。展示会で使用する備品類は、普段使えるものが少ないのでレンタルが手軽。なお、ブースの装飾・デザインに悩む場合は専門業者に依頼するとデザインから設営までしてくれるので便利です。

もし、来場者にノベルティを配布する場合は、余裕をもってこの段階で手配すると良いでしょう。また、カタログやパンフレットがない場合は作ることをおすすめします。というのも、当日来場者に配布しておくと、後日ビジネスチャンスに繋がる可能性があるからです。

【3】1ヵ月前までにやるべきこと

日ごろお世話になっている得意先や見込みのある顧客を中心に、招待状を送りましょう。招待状の制作は、もう少し早めに作成しておき、1ヵ月前には各顧客へ郵送できる状態にあるのが理想です。並行して、展示品や当日使う備品などの配送を手配し、それぞれの梱包もはじめてください。

また、当日の運営の流れをシミュレーションしましょう。3D図面を使うと、ブースの間取りなどが具体的にイメージでき、動線などを確認しながらどこに何を配置するかが決めやすいです。3D図面は、専門業者に依頼することもできます。

なお、スタッフィングも余裕をもって1ヵ月前くらいには済ませておきたいところ。不測の事態や混雑時などにもスムーズに対応できるよう、スタッフの人数は余裕を持っておいたほうが良いでしょう。

【4】1週間前までにやるべきこと

業者にブース設営を依頼した場合、展示会前日にはおおよその設営が完成しているので、実際に現地で備品の配置など念入りにチェックしてください。音響や動画の調整・最終チェックもお忘れなく。

また、当日の動きについて、スタッフ全員で最終確認をしておきましょう。スムーズなブース運営のためにおすすめなのが、スタッフ全員の時間ごとに動くスケジュールがひと目で分かる「タイムスケジュール表」をバックヤードに貼り出すことです。忙しいブースの中で、責任者がスタッフ全員のスケジュールを把握して指示を出すのはとても大変ですが、誰がいつ何をするかを共有しておけば、各自でスケジュール通り動きやすくなります。

なお、展示会場で来場者の接客をするのは意外と疲れるもの。責任者は、こまかな休憩を入れながら全員が精力的に動けるよう配慮することも大切です。

より多くの来場者にアピールするためのアイデア3つ

ここでは、展示会で多くの来場者にアピールするためのアイデアを3つご紹介します。

@事前に成功しているブースをチェックする

はじめて出展する場合や、毎回同じようなブースでマンネリ化してきた場合は、前もって別の展示会に足を運び、多くの来場者で賑わっているブースをチェックするのも方法です。同業種の展示会なら自社のブースに取り入れやすいですし、他業種の展示会なら目からうろこのアイデアが発見できるかもしれません。大掛かりな展示会や、高い予算を投じて力を入れる展示会などの前には、ぜひ複数の他社ブースを覗いてみてください。

A会場内でチラシやカタログを配る

多数のブースが集まる大きな展示会では、来場者がすべてのブースを見回る可能性が低くなります。そこで、少しでも多くの人に商品やサービスを知ってもらうために、チラシやカタログの配布をしましょう。より多くの来場者にチラシやカタログを受け取ってもらうには、他のブースで受け取ったチラシ類も一緒に入れられる袋を用意したり、ノベルティと一緒に配ったりするなど工夫が必要です。

Bアフターフォローをする

展示会を終えた後、ブースに立ち寄って名刺交換をした来場者にはメールやDMを送ってきちんとアフターフォローすることが大切。というのも、来場者はその場で商品購入に至るのではなく、あくまで商品の情報収集を目的にしている場合が多いからです。丁寧なアフターフォローをすることで、その後も縁が続くようにしましょう。

あって良かった!当日に用意しておきたい便利アイテム

最後に、展示会の当日に備えておくと便利なアイテムをいくつかご紹介します。
まずは文房具類。筆記具であればボールペンだけでなく、油性ペンなどを揃えておくと、バックヤードでスタッフへの共有事項をメモしておく際にも便利。

また、意外と活躍するのが延長コードです。事前にブース内のコンセントの位置を把握していたとしても、実際に器具を置くとコードの長さが思いのほか足りなかったなどのケースもあるからです。ある程度余裕のある長さ・数の延長コードを用意しておくと安心でしょう。

他にも、「名刺用のスキャナー」があると、その場でデータ化できて顧客管理がスムーズになりおすすめ。最近ではスマートフォンのアプリも登場しているので、事前にダウンロードや契約をしておきましょう。

なお、アイテムではありませんが、ブースの隅にストックヤードを作っておくと、商品や配布物などが切れた時に遠くまで取りに行く時間が省けて効率よく運営できるので、ぜひ参考にしてみてください。

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