2019/03/29（最終更新日 2019/8/29）
新年度を迎える前に、社長が社員にその年の経営計画書を直接伝える「経営計画発表会」。時間とコストが掛かるものの、企業にとって大きなプラスになり得るので、開催しているケースは少なくありません。
そこで、今回は経営計画発表会を開催することの意義や、実際に開催する際のポイントをご紹介します。
目
次
- 経営計画発表会ってどんな行事？
- -【1】そもそもどんな発表会なの？
- -【2】開催する狙いは？
- 発表会当日に向けての準備
- プラスアルファのプログラムで意義ある経営計画発表会に
- -【1】社内表彰式
- -【2】懇親会
経営計画発表会ってどんな行事？
まずは、経営計画発表会がどういった行事・どんな狙いで開催されるのかについてお話します。
【1】そもそもどんな発表会なの？
経営計画発表会は、社長が社員や取引先に向けて、今後の経営計画を伝えるために設けられる場のことです。まず始めに前期の振り返りをした上で、新期の経営計画を発表し、各部署が具体的にどういった方向で進めていくかを報告するという流れが一般的と言えるでしょう。
発表会は、経営計画書が作成されるタイミングに合わせられるので、たいてい年度や期の初めに開催されることになります。
また、当日は、新期の経営計画を発表するだけでなく、前年度の優秀社員を表彰したり、懇親会を開いて交流を深めたりすることが多いようです。他にも、あわせて入社式を開催する企業もあるなど、複数のプログラムを盛り込まれることが多く、企業にとって重要度の高いイベントと位置づけられていると言えるでしょう。
【2】開催する狙いは？
先ほど触れたように、経営計画発表会はただ経営計画を発表するだけに留まらず、多数のプログラムを盛り込んだイベントにしている企業が多いようです。では、このように力を入れて開催する狙いは何でしょうか？大きく分けて2つあります。
ひとつ目は、「企業の向かう先を知ってもらい、社員の士気を高めさせる」ため。役員レベルでない一般社員は、日ごろの業務を推進することに目が向いているので、企業の計画や方向性をきちんと把握できていないことは珍しくありません。なので、公式な場で社長が直接社員に語りかけることで、計画を浸透させようということです。
向かう方向が明確になると、“どう頑張ればいいのか”が分かり、社員の士気が高まることにも繋がります。
この点から、社員だけでなくパートやアルバイトを招待する企業もあり、そういった企業は自ずと団結力が高くなっているようです。
ふたつ目は、「外部関係者の理解」を得るため。
企業経営は、自社の社員だけの頑張りで成り立つものではなく、株主や取引企業・金融機関など外部関係者の協力無くしては成り立ちません。なので、経営計画発表会に彼らを招待して「企業がどのように成長していくか」を具体的に明示することで理解を得、協力を仰ぐ狙いもあるのです。
このように、単に経営計画書を作成するだけでなく、関係者を招いて直々にそれを伝えるのは、計画を遂行しやすくするためと言えるでしょう。
発表会当日に向けての準備
経営計画発表会は、社員・関係者の“頑張ろう”という気持ちを後押しするための場なので、彼らの心を動かせるよう周到な準備が必要です。様々なプログラムを盛り込んで“大掛かりな場”にするのならなおさらです。
ここでは、当日に向けての準備を具体的にみていきましょう。
＜運営メンバーの招集＞
発表会の規模や内容にもよりますが、準備することは多数あるので、運営メンバーを複数人招集し、役割分担しながら進めていくとスムーズです。具体的に必要な人手をみていくと、資料の準備・備品の手配・来賓への連絡・会場の設営・当日の受付・音響や映像機器の操作などの係が必要でしょう。
＜開催日程・場所の決定＞
開催時期は先ほど触れたように、年度初めのタイミングで行われます。具体的な日程を選ぶ際は、やはりなるべく社員全員が出席できるような日を選ぶのが理想です。また、外部からも招待する場合は招待状の発送作業などもあるため、早めに日程を決めるのがよいでしょう。
自社内で行わずに会場を借りる場合、年度始めは企業行事などで会場が埋まりやすいため、早めに会場候補を洗い出して押さえることをおすすめします。当日は多数の人が来るので、アクセスの良さを考慮した会場選びをしたいところです。
＜資料の作成＞
当日は、各自に経営計画書を資料として配布し説明をしていくため、出席者の数だけ資料を用意しておく必要があります。経営計画書は、企業の機密情報になるので、配布した資料は慎重に扱ってもらわなくてはなりません。そのため、表紙など目の付きやすいところに「社外秘」と記載したり、資料1部ずつに「通し番号」を打って、誰にどの資料を渡したかを管理したりするとよいでしょう。
＜備品の手配＞
当日に会場で使う備品も、事前に準備しておく必要があります。イス・テーブル・マイクやデッキなどの音響機器、プロジェクターなどの映像機器のような基本的アイテムは必須と言えるでしょう。これら以外にも、横断幕や金屏風などを設置すると特別感を演出できます。
また、会場を借りて行う場合、駅から会場までの道に案内看板があると、スムーズに誘導ができるのでおすすめです。
プラスアルファのプログラムで意義ある経営計画発表会に
最初に触れたように、経営計画発表会の基本プログラムは、「前年の振りかえり」・「本年の経営計画の共有」・「各部署の目標の発表」の流れで組まれています。多くの企業がこれらにプログラムを追加し、“特別なイベント”として盛り上げているようです。ここで具体的にみていきましょう。
【1】社内表彰式
経営計画発表会を開催するタイミングは、新年度や新期が多いことから、前年に優秀だった社員を表彰する場を同時に設ける企業も少なくないようです。モチベーションの上がる式典で、さらに表彰されるとなると、社員の帰属意識を一層高めることも期待できるでしょう。
【2】懇親会
当日は、一連の発表が終わった後に、引き続き懇親会を開催する企業が多いようです。ホテルで開催し発表会の終了後にそのまま食事を運んでもらったり、近くのレストランや飲食店に移動して行ったりしています。また、発表会の会場にケータリングサービスを呼んでそのまま懇親会を開くケースもあるようです。
懇親会を盛り上げるには「余興」が欠かせません。モノマネ・ダンス・コントなどが定番のようです。部署やチームごとに対抗するとより盛り上がること間違いなしです。
また、簡単なテーマに沿った「プレゼン対決」をしている企業も。楽しみつつも社員同士で刺激し合うことができるので、まさに経営計画発表会の場にふさわしい余興と言えるでしょう。
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