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【1】余裕を持ったスケジュール設定を

パーティーを成功させるためには念入りな計画と周到な準備が必要なので、スケジュールはできるだけ余裕を持つのがベスト。特に周年パーティーなどの大規模な企画になると、参列者のリストアップや招待状の作成などに時間がかかるため、1年以上の準備期間が必要なことも少なくありません。また、大規模でなくても会社にとって、初めて企画するパーティーの場合も、手探りで進めることになるので早めに準備を進めるのがよいでしょう。

【2】複数人で運営チームを結成

パーティーの企画・準備は、やるべきことが多岐に渡り、1人で行うには負担が大きいので、複数人のチーム体制で行うことをおすすめします。そうすることで、気づきにくいミスや不手際も互いにカバーできるというメリットもあります。

運営チームは具体的に、景品担当や会場担当、飲食物担当、機材担当……というように細かく責任者を決めるといいでしょう。作業を複数人で役割分担し、互いに連携しながら、企画・準備を進めてください。

【3】過去のパーティーも参考に

過去に同様の規模または目的のパーティーを開催している場合は、その内容を参考にすると企画・準備がスムーズになります。その際は、良かった点・悪かった点も見直して運営に反映すると、企業パーティーのクオリティがより上がる可能性があります。

また、見直した際、毎回同じような内容になっているようだったら、新しい要素を加えて参加者の満足度を高めましょう。

【4】参列者のリストアップは入念に行う

会場の規模や備品、飲食物の準備量を確定させるために、まずは参列者のリストアップを行いましょう。費用の概算を把握する上でも、人数の把握は重要なプロセスです。リストアップは、抜け漏れがあると大変失礼ですので、入念に行う必要があります。

外部のお客様をお招きする場合は、業界別・会社別などでまとめておくと、招待状を発送する際や席の割り振りを決める際に効率的です。なお、招待状は、パーティーの規模にもよりますが、開催日の2〜3ヵ月前に届くようにしておきましょう。

【1】親交を深める懇親会

懇親会は、普段あまり関わらない部署や同業他社などの人たちと親睦を深めるために催される企業パーティーで、一般的には飲食を伴うことが多いです。通常は飲食店やホテルの宴会場で行われますが、小規模のものであればあえて社内で行うのもアットホームでおすすめ。しかも、会場代が不要となるので、コストダウンにも繋がります。

殺風景な社内の多目的室も、円形テーブルにクロスをかけ、紅白幕や花などで部屋を飾るとパーティー仕様に早替わりします。加えて、ケータリングなどを利用すると社内にいながら本格的な料理を楽しめます。
また、社内での小規模な懇親会であれば、会議室のテーブルを複数組み合わせてクロスをかけ、テイクアウトの惣菜を並べて立食スタイルのパーティーにするのも気軽でよいでしょう。

社内で行う懇親会は、フォーマルすぎずリラックスできるので、参加者同士の距離が縮まりやすくなります。

【2】祝賀会・周年記念パーティー

祝賀会や周年記念パーティーは、おめでたいイベントなので、比較的大規模で晴れやかに行われることが多いです。なので、金屏風や紅白幕・くす玉などの装飾のアイテムにはこだわりたいところ。

また、プログラムにはさまざまな人からの挨拶が組み込まれるので、後ろの人でも見やすいよう、ステージやスクリーンを設置すると会場全体に一体感が出ます。加えて、デッキなどのオーディオ機器を使ったり、スクリーンでビデオレター流したりすると効果的な演出ができます。

さらに、企業パーティーの満足感を高めるなら余興も準備しましょう。特に、賞の獲得などを祝う祝賀パーティーは、お祝いムード満載なので、ビンゴゲームや抽選機などでプレゼントを用意しておくのも盛り上がります。