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【1】セミナー開催のメリット

セミナーは、開催する企業が得意とする専門知識・技術をレクチャーするイベントですので、顧客の信頼を獲得できるとともに、ブランディング効果も期待できます。
その結果、商品の販売促進ができたり、見込み客の獲得できたりするため、セミナーは企業にとって有益なイベントと言えます。

【2】当日までの動き方

◆目的・ターゲット・テーマを決める
まずは、セミナーを開催する目的をきちんと設定します。「企業のブランディング」なのか、「商品の販売促進」なのかなどです。
目的が決まったら、それに沿ってターゲットやテーマを決めましょう。

◆具体的な内容を決める
目的・ターゲット・テーマが決まると、それに沿って具体的にセミナーで何をするかを考えます。この際、「ターゲットが求めている情報は何か？」ということを詰めて考えると、顧客の心に刺さるセミナーに。

◆日程・場所を決める
日程・場所についても、自社都合ではなくできるだけターゲットを意識して決めます。日程はターゲットの繁忙期を外した日、場所は交通アクセスの良い会場など。
また、告知期間をしっかり確保できるよう、開催日はある程度日程を空けて決めましょう。

◆告知する
セミナー詳細・日程が決まったら、すぐに告知をスタートします。ホームページやSNSを活用し、ターゲットにアピールしていきます。また、既存顧客にはメルマガやDM等で告知しましょう。
告知は、内容決定直後・中頃・イベント直前と数回に分けて行うことで集客アップを目指しましょう。

◆準備をする
告知作業と並行して、セミナー当日に向けての準備も始めます。当日に使う機材や備品等の手配・セミナーで使用する資料の作成・受付や進行役といった人員の割り当てなど、できるだけ余裕を持ったスケジュールで行いましょう。

【3】アフターフォローも抜かり無く

セミナーが無事終了したら一息つきたいところですが、速やかにアフターフォローを入れることで今後に繋がります。参加者へお礼のメールやDMを送るのが一般的ですが、なるべくセールス色を出さずにあくまでもお礼を伝える程度にすると、不快感を与えることがありません。

また、セミナーでアンケートを配った場合、終了後に集計して今後の開催に向けて生かしましょう。

【1】セミナーで必須のアイテムは？

下記のチェックリストを参考に、必要となるアイテムを揃えておきましょう。

＜アイテムチェックリスト＞

• ・案内板
• ・イス
• ・プロジェクター
• ・スクリーン
• ・講演台
• ・マイク
• ・ホワイトボード
• ・音響機器
• ・ポールパーティション
• ・受付台
• ・資料

この中でも特に重要なのが、プロジェクター・スクリーン・マイク・ホワイトボードです。それでは、各アイテムを一つひとつみていきます。

◆適切なサイズのプロジェクターとスクリーン
会場のサイズに適したプロジェクターとスクリーンを準備しましょう。これにより、「後ろの席でスクリーンがみえなかった」というトラブルを防ぐことができます。プロジェクターやスクリーン選びを間違えると、セミナーの内容が後方のお客様に伝わりにくくなるため要注意。お客様にストレスを感じさせない会場作りを意識しましょう。

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◆セミナーの特徴に合わせたマイク
セミナーで使うマイクは、具体的な内容やプレゼンテーションの方法を考慮した上で選びましょう。質疑応答といったお客様の声を聞く時間を設けている場合、マイクはワイヤレスタイプのものを数本用意しておくと安心です。どうしてもマイクが足りない時はレンタルも検討してみてください。

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◆ホワイトボード
ホワイトボードもあると便利なアイテムのひとつ。セミナーの内容によっては、ホワイトボードを使って登壇者が説明したほうが分かりやすい場合もあります。
ただし、あまりに小さいサイズだと後方のお客様がみえにくくなるため、会場のサイズに合ったものを準備してください。

このほかにも講演台やスピーカー・ポールパーティションなどが必要になることもあります。必要なアイテムが揃ったパッケージプランを用意しているレンタル会社もありますので、事前にチェックしておきましょう。

【2】あると便利なプラスαアイテム

次に、用意しておくとセミナーがよりスムーズ＆気の利いたものになり得るアイテムをご紹介。

• ・会場マニュアル
• ・会場図面
• ・レーザーポインター　
• ・登壇者用の水
• ・参加者名簿
• ・名刺受け
• ・手提げ金庫

中でも便利なのが、非常口やコンセントの位置まで記載された「会場マニュアル」。持参した機材を設置する際の指標にもなりますし、これをもとに会場案内図の作成もできる非常に便利なアイテムです。このほか、名刺収集の目的がある場合は、名刺受けの用意をおすすめします。セミナーによっては、参加費を当日に徴収することもあるでしょうが、その際にあると便利なのが手提げ金庫。万が一の事故に備え、事前に金庫の管理者を決めておくと安心です。

目指したいのは、来場したすべてのお客様に「来て良かった」と思ってもらえるようなセミナーです。今回ご紹介したポイントを参考に、必要となるアイテムをリストアップしてください。

【1】スタートが遅れる

こちらは意外とよく起こり得るケース。時間を守って来場したお客様に対して、非常に失礼となるので気をつけたいものです。状況によっては信頼を失う可能性もあるため、開始時間は厳守するようにしてください。

なお、スタートが遅れる理由として挙げられるのは、「必要なアイテムが揃わなくてバタバタしていた」、「会場の場所が分かりづらかったため、一部のお客様が遅れてしまった」といったもの。これらは必要なアイテムのチェックリストを作って準備をしたり、案内板を設置したりすることで防げます。来場者が迷いそうな場所に、「〇〇セミナーはこちらです」と記載した案内板を設置すると親切です。

【2】イスが足りない

会場のイスが足りないというトラブルも度々みかけます。イスが足りないからといって、お客様に立ち見をしていただくわけにはいきません。来場したすべてのお客様が快適な環境下でセミナーに参加できるよう、イスはできるだけ多く準備しましょう。仮に不足するとお客様のセミナーへの満足度にも大きく影響してきます。会場の備品数に不安がある場合は、いくつかレンタルするのも手です。

【3】スクリーンが見えない・見えにくい

せっかく充実したセミナーコンテンツを用意していても、肝心のスクリーンが見えなかったり、見えにくかったりすれば参加者の満足度が下がってしまいます。このトラブルの多くはプロジェクターに原因があります。解像度が低いプロジェクターだと、プレゼン資料をスクリーンに投影すると文字が潰れることがあります。また明るい場所やプロジェクターからスクリーンの距離が離れている場所などは高輝度のプロジェクターでないと、きれいに投撮できません。

また、ケーブル類の断線によって投影されなかったり、音が出なかったりするケースも。会場を下見する段階で、プロジェクターとパソコン、そしてケーブル類の動作や会場のつくりをチェックしておきましょう。