【1】ハイブリッド展示会とは？生まれた背景と開催スタイル

ハイブリッド展示会は、現地会場で実施する対面イベントと、インターネットを活用するオンラインイベントを、同一期間中に同時並行で実施する展示会です。

コロナ禍においてイベントのオンライン開催が一般化した一方で、対面でのコミュニケーションやリアルな展示が持つ価値を再評価し、対面・オンライン双方の強みを掛け合わせた形式が広まりました。

会場にブースを設置して来場者を迎えると同時に、オンライン上でも製品・サービスの情報発信や、セミナー・講演などの配信を行います。

参加者が自らの都合に合わせて参加方法を選べるのが、ハイブリッド展示会の特徴です。多様化する顧客ニーズに適した開催形式だといえます。

【2】リアル展示会・オンライン展示会単独開催との違い

リアル展示会とオンライン展示会には、それぞれ異なる長所と短所があります。

それぞれの長所・短所を以下にまとめて比較しました。

リアル展示会は実物体験の提供や顧客との深いコミュニケーション・生の声の取得ができますが、会場費や設営費がかかり参加できる顧客が限定されます。一方、オンライン展示会はコストを抑えて広域から集客できる反面、実物体験や対面コミュニケーションがしにくい点がデメリットです。

単独開催の場合は、どちらのメリットが開催目的に合っているかを検討することになります。しかし、ハイブリッド展示会なら、リアルとオンライン双方のメリットを組み合わせることが可能です。

【1】顧客に広くアプローチしながらリアル・オンライン双方で異なる体験を提供できる

リアル・オンラインの単独開催には、対応人数の限界や実物体験の欠如といった課題がありますが、ハイブリッドならこれらを解決できます。

現地では対面コミュニケーションや製品・サービスの体験というリアルならではの価値提供に重点を置き、オンラインではデジタルコンテンツを使って広範な顧客へのアプローチができるためです。

例えば会場ブースを訪れた顧客には製品のサイズ感や操作感、味や香りを体感してもらえます。ブースでの会話から、オンラインでは把握しづらい参加者の動向をつかむことが可能です。

一方でオンライン上ではデジタルカタログや配信コンテンツによって、より多くの顧客に製品・サービス情報を届けられます。ログやアンケート回答から、顧客の関心・ニーズを数値化して把握することも可能です。

リアルとオンライン、双方のメリットを組み合わせることで、単独開催以上の販促・マーケティング効果が期待できます。

【2】地理的・時間的制約を解消して商談の機会を最大化できる

ハイブリッド開催は、遠方に住んでいたり多忙だったりして来場できない潜在顧客ともオンラインで接点を持てるうえ、事前に情報を得て関心を高めた層をリアル展示会へ集客できる点も魅力です。

オンラインを通じて手軽に商品・サービス情報にアクセスできる環境を整えつつ、事前の動画閲覧や資料入手により関心を高めた顧客が「実物確認のために会場へ足を運ぶ」という相乗効果が期待できます。

さらに、リアルの会場とオンラインの窓口双方があることで、以下のような対応も可能となります。

• ● 遠隔地や海外の顧客が特設サイトから問い合わせを行う

• ● 事前にオンラインで基本的な説明の確認やブース予約を済ませてもらい、会場で具体的な商談を進める

リアル・オンライン単独開催では届かない規模の参加者にアプローチできる点がメリットです。

【3】感染症や災害など開催条件の変化に柔軟に対応できる

天災や感染症の流行、交通機関の乱れといった予期せぬ事態は、展示会開催につきものです。しかしハイブリッドなら、展示会自体が完全に中止になるリスクを抑えられます。

企画段階からリアル・オンライン双方の準備を並行して進めることで、必要に応じてオンライン単独開催や配信主体へと迅速に切り替えられるためです。

やむをえず現地会場での入場制限や規模縮小が起こる場合でも、あらかじめ制作した特設サイトやデモ動画などを活用して、製品やサービスの紹介を継続することができます。オンライン特設サイトのアクセスが確保できれば、参加者数を下支えすることも可能です。

【1】運営体制の複雑化と準備コスト増

ハイブリッド展示会は、リアルの会場設営とオンラインのシステム構築を同時に進行させる必要があり、必要な予算や運用工数が重なる点に注意が必要です。

チラシ・ポスターの印刷や会場施工といったリアル展示会の業務に加えて、動画制作やウェブプラットフォームの準備、配信環境の整備など、オンライン展示会のタスクも並行して発生します。

会場使用料や設営費用だけでなく、配信システムの利用料、音響・映像機材のレンタル費、技術スタッフの人件費なども必要です。

社内の人的リソースや予算上限を精査し、コスト管理ができるかを事前に検討しておきましょう。

【2】体験格差の発生と突発的な技術トラブル

ハイブリッド展示会では、リアル会場の参加者とオンライン参加者の間で満足度に差が出やすく、当日の通信障害によって展示会全体の評価を下げてしまうリスクも存在します。

オンライン参加者は画面上のコンテンツを見るだけの状態になりやすく、受動的な参加スタイルから途中離脱しやすい傾向があります。さらに、配信の遮断や音声トラブルがあると十分な情報が届かず、展示会の価値を損ねることにもなりかねません。

起こりがちな事態は以下のとおりです。

• ● オンラインの映像配信がストップしてしまう

• ● リアルタイムの配信で現地の参加者ばかりに意識が向いてしまい、オンライン参加者からのチャットコメントや質問が拾いきれない

リアル・オンラインどちらの参加者にも偏りのないコンテンツを用意し、技術トラブルを防ぐ対策を立てておきましょう。

【1】目的と具体的な数値目標・ターゲットの設定

まずはハイブリッド展示会を開催する狙いを明確にし、ペルソナ像と獲得リード数などのKPIを設定します。

開催目的が曖昧なままだと、企画全体の方向性や、リアルとオンラインそれぞれに配分すべきリソースの基準がぶれてしまうためです。

例えば新規見込み客の獲得という目的に対して、集客したいターゲット層を描き、リアル・オンライン双方の目標リード数や商談化数を定めて準備スケジュールを立てていきます。

【2】予算とリソースを考慮したオンライン・リアルの比率設定

続いて、確保できる予算や人員、および展示する製品・サービスの特性から、リアルとオンラインにかける比率を決定します。

リアルの割合を高めると、広い会場や多くの現地スタッフが必要です。オンライン側のシステム構築費用とのバランスを保つ必要があります。

予算や人員に限りがある場合には、会場規模を抑えてオンライン配信に注力するなど、費用の洗い出しから最適なバランスを選択してください。

【3】リアル会場とオンライン配信システム双方の参加者管理

会場での受付票発行や受付の仕組みを整えると同時に、オンライン側の顧客プラットフォームの構築を並行して手配します。

ハイブリッド展示会では、参加者管理がリアル会場・オンライン双方にまたがります。開催後のデータ分析や顧客アプローチに影響が出ないよう、情報の管理が欠かせません。

リアル会場・オンラインで、以下を考慮して準備する必要があります。

リアル会場側：

• ● 申込時の来場登録

• ● 二次元コードなどを掲載した招待状送信

• ● 来場者データの集計

オンライン側：

• ● IDやパスワードでログインできる特設サイト

• ● オンライン参加者が閲覧した製品・サービス情報ログの登録

• ● 動画配信機能やチャット機能

リアルとオンラインでバラバラのシステムを利用すると、顧客データの管理や登録作業が複雑化し、運用の手間が増大してしまいます。可能であれば情報を一元管理できるよう、ハイブリッド開催に対応できるシステムが導入できるとスムーズです。

【4】当日の通信・技術トラブルへの対策

オンラインで配信を行う場合には、安定したインターネット回線環境を現地に確保し、技術スタッフの配置と緊急時の対応フローを準備しておきます。

ライブ配信中断や音声不具合といった障害は、オンライン側の参加者満足度を下げてしまい、展示会の評価にも影響するためです。

映像・音響・配信の専門チームには当日配信現場に待機してもらい、トラブルが発生した際の対応手順もリハーサルで確認しておきましょう。

【5】開催後の確度に合わせた顧客育成

開催後には展示会で取得した名刺データやオンライン上のログをもとに、顧客の見込み度に応じた個別アプローチを実施します。

展示会来場者の多くは製品・サービスの情報収集段階です。終了後に適切なアプローチを行わなければ、実際の商談や購買行動には結びつきません。

リアルな接客で得られた情報やオンラインでの情報閲覧ログ・資料ダウンロードの履歴はなるべく早く分析しましょう。確度の高い顧客には営業からの連絡を行い、検討段階の顧客にはメールマガジンを送付することで、継続して有用な情報提供を続けます。

ハイブリッド展示会は顧客獲得のスタート地点です。継続的なアプローチと顧客育成の仕組みを整えておきましょう。