文化祭

文化祭

都内の高校で文化祭実行委員をしています。今年は出店希望のサークルが例年以上に多く、模擬店エリアの拡張やステージイベントとの両立が大きなテーマとなりました。出店数が増えたことで、電源容量の不足や配線ルートの混雑、搬入出時間の重複など、新たな課題が次々と発生。周辺道路への路上駐車などのトラブル防止も含め、従来の運営体制では限界を感じていました。

「どうすれば安全で効率的に会場を運営できるか」「必要な冷蔵・冷凍機材をどこで借りればよいか」といった悩みを抱えるなかで見つけたのが、ダスキンレントオールが展開するイベント総合サポートサービス「イベフル！」でした。

イベフル！は、文化祭や地域イベントにも対応しており、テント・ステージ・冷却機材などのレンタルから、レイアウト設計や安全動線づくりまでをトータルで相談できます。全国にあるダスキンレントオールを利用できる点も魅力で、最寄りの店舗から専門スタッフが現場の状況に合わせて提案してくれました。

「まずはイベフルに相談してみよう」と思えたことが、今回の文化祭成功の第一歩でした。

イベフル！利用前のお悩み

文化祭実行委員会では、模擬店の出店数が例年よりも大幅に増え、これまで以上に複雑な準備が求められる状況になりました。「模擬店・ステージ・展示エリアをどのように配置すれば、来場者が安全に移動できるのか」といった、会場全体のレイアウト設計は大きな課題でした。

電源容量や配線ルートの確認も十分に行き届かず、「同時に使用したらブレーカーが落ちるかもしれない」といった不安もあります。特に、冷却機材や照明などの使用が増える中で、安全かつ効率的に運営できる電源計画を立てる必要性を強く感じていました。

また、過去の文化祭では各クラスやサークルがそれぞれ個別にレンタル業者へ申し込んでいたため、搬入出のスケジュールや車両の誘導が非常に煩雑になっていました。限られた時間帯に複数のトラックが重なり、近隣道路での一時停車による苦情が寄せられる場面もあったため、運営体制を見直す必要があると痛感しました。

出店団体ごとの設備内容や配置希望を統一して管理する仕組みがなかったため、最終的な図面作成や電源位置の共有にも多くの時間を要しています。

生徒主体で進める文化祭では、このような安全面や設備管理をすべて把握するのは容易ではありません。実行委員としても「誰に相談すればいいのか分からない」と感じる場面が多く、会場全体を見渡した専門的なサポートの必要性が見えてきました。

イベフル！を導入した理由

模擬店の増加に伴い、電源の確保・衛生管理・搬入出スケジュールの整理など、文化祭運営に関する課題が次々と浮かび上がりました。特に、冷凍・冷蔵機材の必要台数や設置位置の判断には迷いが多く、「どれをどのくらい手配すればいいのか」「同時に使っても電源は大丈夫なのか」といった不安が尽きませんでした。

そこで私たちは、ダスキンレントオールの「イベフル」で相談することとなります。担当の方は、単に機材を貸し出すだけでなく、「模擬店の配置や来場者導線を踏まえた会場レイアウトの提案」「電源図面の作成」「各出店団体の機材手配を一括で取りまとめる仕組み」まで整えてくださいました。

また、搬入出車両のスケジュール調整や安全管理の段取りもサポートいただけたことで、実行委員全体の負担が大幅に軽減し、限られた時間の中でも、安心して準備を進めることができました。何より印象的だったのは、学生主体の運営に合わせて、専門的なアドバイスをわかりやすく説明してくださった点です。

イベントのノウハウがなくてもスムーズに進行できるよう伴走してもらえたことが、イベフル！を導入する決め手となりました。

イベフル！利用後の成果

実際にイベフル！を利用してみて、準備から当日運営までの流れを驚くほどスムーズに行うことができました。文化祭実行委員会として特に助かったのは、会場レイアウトを検討する際のポイントを、来場者導線や安全管理まで含めて総合的に提案してもらえたことです。単に机やテントを配置するだけではなく、「どの位置に模擬店を置けば混雑を避けられるか」「設営・撤収のスケジュールをどう組めば安全か」といった観点で、現場全体を見通したアドバイスを受けることができたため、準備時間の短縮や混雑防止につながり、安心して運営に臨むことができました。

また、コスト面でも大きなメリットがありました。これまでは各クラスやサークルが個別に業者を探して手配していましたが、イベフル！を通じて一括でレンタルできたことで、納品費用が抑えられただけでなく、会場内まで機材を運搬してもらえる手軽さも実感しました。各団体の負担が減り、文化祭全体としての統一感も高まったように思います。

生徒主体の文化祭運営は、自由度が高い一方で多くの調整が求められます。その点、イベフル！のように企画・スケジュール・安全・コストまでトータルで考慮したサポートを受けられるのは、非常に心強いと感じました。「準備が大変」というイメージだった文化祭が、「安心して挑戦できる行事」へと変わったことが、私たちにとって何よりの成果です。