プライベートショー
私は自社サービスの展示戦略を担当しており、今回は大規模なプライベートショーの企画を任されていました。会場は東京国際フォーラム。関連会社・既存取引先・新規提案先・一般来場者まで幅広く招き、最終的に1,000名以上が同時に回遊することを前提に動線を設計する必要があるイベントです。展示エリア、ステージ、商談スペース、セミナー会場が複数並行で動くため、1つの判断が別のエリアの滞留や混雑に直結する難易度の高い案件でした。
私自身、大手IT・通信グループが主催する展示会をいくつか経験してきましたが、今回も同じように、各部門の要望が早い段階から錯綜し、全体最適の視点が不足しがちになる課題がありました。設営期間は3日、本番は3日というタイトなスケジュールで、特に大規模なプライベートショーでは、1年前から準備を開始するケースが一般的です。初期のコンセプト設計から、部門間の調整や進行管理、そして翌年に向けた反省会まで含めると、1つの展示会が年間プロジェクトになるほどの規模感があります。
こうした複雑性から、社内リソースだけでは全体最適を維持しきれず、展示設計・演出・動線・運営を一括で統括できる外部パートナーが不可欠だと判断し、イベフル！に相談することを決めました。グループ会社を横断した大型ショーの経験がある同社であれば、複雑な要件を抱える今回の展示会も安心して任せられると感じたのが決め手です。
1,000名規模の大規模プライベートショーを一括統括
イベフル！の展示設計力とマルチベンダー調整力が利用の決め手
- イベント内容
- プライベートショー／自社展示会
- 依頼内容
- ・展示ブース設計 ・会場設営
・音響／映像・進行運営サポート - イベント規模
- 1,000?3,000名（関連会社・取引先・一般来場者）
- 会場
- 東京国際フォーラム（ホール＋展示エリア併用）
イベフル！利用前のお悩み
大規模展示会は、多様なターゲットに向けた複数の体験動線が重なり合うため、準備段階から情報の混乱が起きやすい特徴があります。今回も例外ではなく、展示ブース・セミナー・商談席・ステージイベントが互いに干渉し、全体として何を優先すべきか判断が追いつかない状況に陥っていました。特に国際フォーラムのような大規模会場では、来場者が想定外の動きをしただけで滞留が発生し、展示効果に影響が出る可能性があります。
加えて、この規模のショーでは関係する業者も非常に多岐にわたります。施工会社・映像配信・照明・音響・什器レンタル・警備・受付など、役割ごとに別会社が入り乱れるため、少しの行き違いが本番の運営に影響しかねません。準備が進むほど資料が増え、各社の連絡系統が複雑化していく感覚に不安が募っていきました。
判断事項が雪だるま式に増えるため、特に本番1か月前の「備品確定フェーズ」では、専門的視点で全体整合を取る存在が不可欠になります。ここで判断を誤ると本番当日の演出に直結するため、専門知識を持つディレクターが必要だと痛感していました。
こうした状況から、展示会全体を統合してくれる存在が欠かせないと考えたのが、イベフル！へ依頼を検討したきっかけです。自社だけで全体をまとめるのは限界があるという認識が、チームの中でも共有され始めていました。
イベフル！を導入した理由
イベフル！に依頼した最も大きな理由は、国際フォーラム規模のプライベートショーをグループ会社全体のイベントとして捉え、目的別のゾーニングから展示体験の動線まで一気通貫で設計できる点でした。展示会の初期段階で私たちが抱えていた複数の案を一度整理し、関連会社・既存取引先・新規提案先・一般来場者それぞれの回遊行動を可視化したうえで、最適なレイアウトへ再構築してくれたことが印象的です。
年間スケジュールや月次の調整会議、企画会議の進行管理まで包括的に支援してもらえたことで、社内の作業負荷が大幅に軽減されました。こうした客観的なメリットが積み重なり、大きな安心材料となりました。特に本番1か月前の備品確定フェーズでは、施工会社や配信会社など複数の業者と共同で仕様を詰める必要がありますが、イベフル！が中心となって取りまとめてくれたことで、社内の負担が大幅に軽減されました。
マルチベンダーの統合力も圧倒的で、各社の窓口がバラバラに存在していた状況が、イベフル！を統括窓口とすることで一気に整理され、情報の錯綜がなくなっていきました。展示会では、施工のタイミングひとつ、照明の角度ひとつで全体の印象が変わりますが、そうした細部まで事前に想定した設計が行われていたため、本番が近づくほど安心感が増していきました。
「展示会を単に形づくるのではなく、来場者と企業の関係を最大化する舞台として組み上げる」という設計思想は、他社にはない強みだと感じています。
イベフル！利用後の成果
イベフル！の総合サポートにより、今回の大規模プライベートショーは、私たちが想定していた以上に統制が取れ、参加者ごとの体験価値が最大化されたイベントへと進化しました。展示・ステージ・商談・セミナーが同時に稼働する複雑な環境でも、来場者が迷わず動ける動線が確保され、各エリアの滞留は最小限に抑えられたことは大きな成果です。結果として、来場者満足度も前年を上回り、既存顧客との関係強化や新規商談の増加にもつながりました。
運営面では、設営3日・本番3日のスケジュールもスムーズに進み、現場に出入りする多数の業者が混乱なく動けたことに驚きを感じました。施工会社や配信会社、照明・音響、警備、受付など、通常であれば入り乱れてしまう現場が、イベフル！の統括によって秩序が保たれ、私たちも運営に集中できる環境が整っていたのです。
本番後の反省会でも次年度への改善点が数多く共有され、展示会がその場限りではなく、翌年へつながる継続的なプロジェクトとして成長していく実感がありました。こうした年間を通じた伴走は、展示会の質を高める上で欠かせない要素だと改めて感じています。
今回の成功を通して、イベフル！は大規模展示会を戦略資産へと昇華させるパートナーだと確信しています。次年度の開催でも、最初の企画段階から依頼したいと考えています。