内定式
私は企業の人事部で内定式の準備を担当しています。内定式は会社と内定者が初めて向き合う大切な場ですが、入社式とは異なり、社内ホールでの実施が多く、設備や演出の制約がそのまま式典の印象に影響しやすい性質があります。私たちの会社でも照明やスクリーンの規模が式典向けとはいえず、どう整えれば品格を保った式典になるのか悩みながら準備が始まりました。
加えて、今年は支社長のオンライン参加が必要で、映像や音声が乱れれば式典全体の雰囲気が崩れかねないため、安定した接続環境の構築が大きなテーマとして浮上していました。写真撮影や会社説明も同じ空間で進行する都合上、参加者が迷わず動ける動線設計にも不安が残っていました。
社内では「判断項目の優先順位づけ」や「設備・演出・動線の相互影響」を整理しきれず、検討すればするほど迷いが増えていきます。課題が多面的に絡み合うなか、社内リソースだけでは全体最適の形が見えにくく、このままでは式典品質に影響するという危機感が強まっていきました。
そこで、会場設計から進行サポートまで一括で支援してくれるイベフル！へ相談し、準備を進める方針を固めました。
限られたスペースでも式典の品格を保つ運営設計
イベフル！の柔軟レイアウト提案とオンライン対応が利用の決め手
- イベント内容
- 内定式
- 依頼内容
- ・会社経営 ・照明
・音響機材レンタル ・スクリーン
・映像投影サポート - イベント規模
- 参加80~150名（自社ホール・社内イベントスペース想定）
イベフル！利用前のお悩み
準備の初期で最も課題となったのは、社内ホールが式典向けの設備を十分備えていない点でした。会議用途としては問題ないものの、スクリーンの視認性や照明の演出力が不足しており、このままでは式典としての品格が保てないおそれがありました。
さらに、支社をオンラインでつなぐ必要があったため、映像や音声が乱れない環境を整えるための条件が多く、オンライン用スクリーンの配置や配線、視認性の確保など、検討項目が膨大になっていきます。経験が限られたチームでは判断が難しく、検討が滞る場面も増えていきました。
また、役員挨拶・記念撮影・会社説明が同じ空間に並ぶため、動線をどう設計すれば参加者が迷わず移動できるのか、細かな調整が欠かせません。図面を見ながら議論しても確信が持てず、決めきれない状況が続いていました。
設備の制約・オンライン接続・動線・演出が互いに影響し合うため、個別に最適化しても全体として辻褄が合わなくなる場面が続きます。式典を安全かつ品格のある形で実現するには、これらを全体設計の視点で統合できる外部専門家の支援が不可欠だと判断しました。
イベフル！を導入した理由
イベフル！に依頼を決めた理由は、会場の制約を前提にしながらも、式典としての質を落とさず空間を再設計する視点を初期段階から持っていた点にあります。自社ホールの既存設備を丁寧に確認し、どこを補えば式典らしさが高まるのかを明快に整理してくれたため、準備の方向性が一気に見えやすくなりました。既存の音響設備を活かしつつ、スクリーンの大型化や高輝度プロジェクターの追加といった補強提案も要点が押さえられており、現実的な内容だった点が印象に残っています。
オンライン接続では、支社長の挨拶が自然に式典の流れへ組み込まれるよう、スクリーン配置や視線の交差、操作体制まで考慮したレイアウトを提示してもらえました。配線計画や事前検証を含め、私たちでは気づけない細部まで設計してくれたことに安心感を覚えています。
動線設計でも、内定者・役員・スタッフそれぞれの動きを意識した複数プランが示され、準備の迷いが減っていきました。台本づくりやリハーサルの伴走もあり、経験の浅いメンバーでも自信を持って準備を進められるようになったと感じています。
他社では、小規模内定式の支援をきっかけに翌年の大規模式典まで任せてもらえるようになった例もあると聞き、式典領域における企画力と改善提案力の高さに信頼を深める結果となりました。
イベフル！利用後の成果
イベフル！のサポートにより、社内ホールという限られた環境でも、想像以上に式典らしい空間へと整えることができました。大型スクリーンや高輝度プロジェクターの導入によって視認性が一気に高まり、内定者からは「思っていた以上に正式な式典だった」という声が寄せられています。普段は会議に使用している空間でも、ここまで印象が変わるのかと私たち自身が驚く場面も多くありました。
オンライン接続も安定し、遠隔参加の役員からは「違和感なく式典に入り込めた」と評されるなど、参加者全体で満足度が高まった実感があります。これは、事前のレイアウト設計や音響・映像の調整が丁寧に行われていた成果といえるでしょう。
また、動線が整理されたことで記念撮影や会社説明への移動の滞りがなくなり、式典全体のテンポが一定に保たれました。流れが途切れない構成になったことで、内定者にとっても落ち着いて参加できる式典になったと感じています。
当日は音響・映像オペレーションを安心して任せられ、私たちは進行に集中できる状況が整いました。全体として質の高い内定式が実現し、次年度以降も継続して相談したいパートナーだと強く感じています。