懇親会

懇親会

私は企業の総務部で社内のイベント運営を担当しています。年度末に行う全社懇親会は、部署の垣根を越えて社員同士が交流できる、社内でも重要なイベントです。しかし感染症の影響でここ数年は開催を見送り、今回が3年ぶりの再開となりました。久しぶりの実施ということもあり、「以前よりも盛り上がる懇親会にしたい」という声が社内から多く寄せられ、私自身も特別感のある演出を実現したいと考えていました。

とはいえ、企画をすべて作り直す必要があり、検討の起点となる基準作りから迷う状態でした。どこから手を付ければいいのかの見通しも立ちません。具体的に必要な機材の規模や実現可能な演出方法が判断できず、社内だけで企画を形にするのは難しい状況でした。特に「照明を活用した演出」「映像で会場の一体感を出したい」といった要望が多かったものの、専門知識のない私たちだけで効果的な演出設計を組み立てるのは困難です。

さらに、3年ぶりの開催ということもあり、安全な運営を徹底することも重要な課題でした。感染症対策や動線配慮も欠かせず、「演出性」と「安全性」を両立しながら企画を進める難しさに直面することになります。演出と安全性の両立には専門的な判断が求められ、通常業務と並行するなかで社内だけで対応するのは限界がありました。「このまま社内だけでは難しいかもしれない」と感じる場面が増え、早い段階で外部の専門的なサポートが必要だと確信するようになりました。

こうした状況のなかで出会ったのが、ダスキンレントオールの「イベフル！」です。照明・音響・映像を組み合わせた総合的な演出力に加えて、懇親会のようなライブ感のあるイベントにも柔軟に対応できる点が魅力的でした。また、ダスキンレントオールは、ワクチン接種会場やPCR検査場など全国800件以上の衛生管理業務を担ってきた実績があり、「イベント衛生管理」サービスとして会場のゾーニング・消毒・衛生備品の手配までワンストップで対応できます。

対応力の高さ・衛生面での確かな知見から、「ここなら安心して任せられる」と感じたことが、依頼を決める大きな理由になりました。

イベフル！利用前のお悩み

懇親会の準備を進めるなかで、最初に直面したのは「どのような演出が実現可能なのか判断できない」という根本的な課題でした。社員からは照明演出や映像を使った盛り上げ施策への期待が高まっていました。最近では、演出だけでなく“参加者が体験できる余興コンテンツ”への関心も高まっており、ARスポーツを使った「HADO light（https://event.kasite.net/hado-light/）」のように、社長や管理職と社員が対戦できるデジタル企画が盛り上がるケースも耳にしていました。しかし、私たちには専門知識がなく、必要となる機材の規模や配置、会場全体の光の使い方など、判断基準が定まらない状態でしたので、こうした体験型コンテンツも含め、どこまで実現可能なのか判断できない点も不安材料の一つでした。

さらに、久しぶりの開催ということもあり、感染症対策や動線管理をどう組み込むべきかという悩みもありました。実際には細かな判断が多く、思った以上に負担が大きかったことを覚えています。参加者が安心して楽しめる空間をつくるためには、受付まわりの導線やテーブル配置、ステージ前の人だまり対策など、細かな配慮が欠かせません。しかし、そのすべてを社内だけで検討し、最適なレイアウトに落とし込むのは簡単ではなく、会場図面を前にして手が止まる場面が続きました。

また、通常業務と並行して企画を進めているため、準備のために割ける時間が限られていたことも悩みの一つです。演出効果を高めるためのアイデアは浮かんでも、それを実現するための具体的なステージ構成や音響チェックまで手が回らず、「このままでは準備が間に合わないのでは」という焦りが日に日に大きくなっていきました。

こうした悩みが積み重なり、「このままでは対応しきれないかもしれない」と感じる場面が増え、専門的な視点から企画と演出の両面をサポートしてくれるパートナーが必要だと強く感じるようになります。

自社だけで全体像を組み立てるには限界があり、このままでは安全面も演出面も不安が残ると感じました。そこで、外部の力を借りなければ安心して懇親会を実施するのは難しいと判断しました。

イベフル！を導入した理由

イベフル！を導入する決め手になったのは、照明・音響・映像を組み合わせた「魅せる演出」を、企画段階から一緒に考えてもらえた点です。私たちの社内にも「盛り上がる懇親会にしたい」という思いはあったものの、それをどのように形にすればよいのか判断できずにいました。このような状況のなか、イベフル！の担当者は、会場の特性や参加人数、懇親会の目的を踏まえたうえで、実現可能な演出案を次々と示してくれました。

特に印象に残っているのは、会場の制約と目的に合わせた照明・音響の現実的なプランを示してくれた点です。オープニングや表彰シーンの演出方法まで具体的に提案してもらい、懇親会全体の流れが一気に明確になりました。単に機材を手配するのではなく、会場の特性や参加者数を踏まえた現実的な提案だった点が心強かったです。

また、当日の運営体制まで一括で依頼できる点も大きな魅力でした。演出を取り入れた懇親会では、照明や音響の調整が進行と密接に関わるため、スタッフの専門知識が欠かせません。イベフル！には現場経験の豊富なスタッフが揃っており、当日は技術まわりを任せられる安心感がありました。社内リソースが限られるなか、準備だけでなく本番の負担も軽減できる点は、私たちにとって大きなメリットでした。

こうしたトータルの提案力と、懇親会を成功に導くための実践的なサポート体制が、イベフル！を選んだ決め手です。

イベフル！利用後の成果

イベフル！を利用したことで、懇親会の準備から当日の運営まで一連の流れが想像以上にスムーズになりました。特に助かったのは、演出まわりの負担が大きく軽減されたことです。これまで私たちが悩んでいた照明の使い方や音響の調整、映像再生のタイミング調整など、専門的なオペレーション部分を任せられたおかげで、社内メンバーは企画面に集中できるようになりました。結果として、準備期間中の混乱や焦りがほとんどなく、チーム全体の動きにも余裕が生まれました。

当日の会場では、照明・音響・映像が連動した演出が参加者の盛り上がりを大きく後押ししていました。オープニングのライトアップで一気に会場の空気が変わり、歓談の時間には柔らかい照明でリラックスできる雰囲気が広がるなど、シーンに合わせた演出が自然に切り替わっていきます。社員からも「いつもの懇親会より華やかだった」「演出が加わると雰囲気大きく変わるんだね」という声が多く寄せられ、企画側としても大きな手応えを感じました。

なお、今回余興として実施した ARアクティビティ「HADO light（ハドーライト）」では、社長と社員が対戦する特別企画が大きな盛り上がりを見せました。普段は関わりの少ない部署同士でも自然と交流が生まれ、参加者からは「思った以上に楽しかった」「また次回もやりたい」という声が寄せられるほど好評でした。演出だけでなく、参加者同士の距離を縮めるコンテンツとしても効果的で、懇親会全体の満足度向上に大きく寄与したと感じています。

また、運営スタッフのサポートがあったことで進行が滞る場面もなく、安心してイベントを任せられた点も大きな成果です。照明や音響はトラブルが発生すると全体に影響が出るため不安がありましたが、イベフル！のスタッフが常に状況を見ながら調整してくれたため、最後まで安定した運営ができました。久しぶりの開催で不慣れな部分も多かったなか、現場のプロがいる安心感は非常に大きかったと実感しています。

振り返ると、今回の懇親会は演出面だけでなく、参加者同士が自然に交流できる雰囲気づくりにもつながりました。社員からは「来年もこの形でやってほしい」という声も上がっており、今回の懇親会では、イベフル！のサポートが全体の満足度にも影響したと感じています。実際に、参加者から寄せられた声を聞きながら、その実感が強まりました。今後の企業イベントでも、ぜひ力を借りたいと考えています。