周年行事

周年行事

私は企業の広報・総務を担当しています。来年度に控えた創立20周年の記念式典は、社内外に向けて日頃の感謝を伝え、会社の節目を示す大切なイベントです。しかし、準備を進めるうちに、「思った以上に壁が多い」ことが見えてきました。

前回の周年行事は10年以上前に開催されており、当時の担当者はすでに退職しています。式典の記録・レイアウト資料・進行表などの過去の記録がほとんど残っておらず、式典全体の方向性や会場選定、演出方針まで、一から設計し直す必要がありました。

さらに、周年行事は企業としての姿勢が問われるイベントであり、来賓の方々や地域関係者にも失礼のない運営が求められます。社内の限られた人員だけで企画と準備を同時に進めることは大きな負担で、通常業務との両立にも限界を感じていました。

ステージ構成・スクリーン配置・オープニング映像の内容・来場者の導線づくりなど、専門的な判断が必要になる場面が多く、社内だけで最適な案を導くのは難しい状況でした。判断がつかず話し合いが途中で止まってしまうことも多く、その影響で意思決定も後ろ倒しになっていきました。準備スケジュールにも影響が出始め、このままでは間に合わないのではという焦りが強まっていきました。

こうしたなかで頼りになったのが、ダスキンレントオールの「イベフル！」でした。単なる当日の準備作業ではなく、記念式典全体の設計から演出の方向性まで、専門スタッフが総合的にサポートしてくれる点に魅力を感じ、依頼することを決めました。

イベフル！利用前のお悩み

周年行事の準備を進めるなかで、私たちが最も苦労したのは、式典の全体像をどのように設計すべきかという根本的な部分です。過去の記録がほとんど残っていないため、会場選びの基準・ステージの構成・オープニングから締めの挨拶までの流れなど、基本方針から考え直さざるを得ませんでした。式典の経験があるメンバーも少なく、「この進行で問題ないのか」「演出が適切なのか」といった判断がつかない場面が多く、準備のたびに手が止まってしまう状態でした。

周年行事は社内イベントとは異なり、来賓の方々や地域関係者にも参加していただくため、失礼があってはならない場です。特に、ステージ周りの見やすさや音響の聞こえやすさ、映像の質といった要素は、参加者の印象を左右する重要なポイントです。

しかし、私たちは進行・演出・機材配置など式典づくりに必要な判断基準を社内で持ち合わせておらず、何を根拠に決めればよいのか判断できない状態でした。そのため、方向性が定まらず、会議のたびに議論が振り出しに戻ることもありました。

また、来場者の導線設計や受付配置など混雑を避けるためのレイアウト検討には専門知識が必要で、社内だけでは判断にも時間がかかってしまいます。その結果、他の準備工程にも影響が及び、作業全体の遅れにつながっていました。

こうした課題が重なり、自社だけで周年行事を設計・運営することには限界を感じました。式典運営の知見に加え、設計段階から当日運営まで一貫して支援できる体制を持つイベフル！なら、私たちの不足している専門領域を総合的にカバーできると思い、相談を決めました。

イベフル！を導入した理由

イベフル！を導入した一番の理由は、周年行事のように特別な意味を持つイベントを、単なる「式典の進行」ではなく、しっかりとした「設計」から支えてくれる点に魅力を感じたからです。私たちの社内には式典運営の専門知識が十分にあるわけではなく、演出や会場レイアウトを検討する段階で手が止まることが多くありました。そんななか、イベフル！の担当者は、初期段階から式典の目的や参加者の属性、伝えたいメッセージなどを丁寧にヒアリングし、式典全体の方向性づくりから伴走してくれました。

特に助かったのは、ステージ設計や映像演出といった「式典の印象に関わる部分」まで踏み込んで提案してくれたことです。オープニング映像の見せ方・照明の使い方・表彰シーンの動線などを具体的に示してもらい、私たちだけでは思いつかなかった演出イメージが形になっていきました。こうした提案は、単なる備品レンタル会社ではなく、式典を熟知したプロだからこそできるものだと感じました。

また、早期準備の段階から並走してくれた点も大きな決め手でした。周年行事は検討すべき項目が多く、一つひとつの判断に時間がかかってしまうことが避けられません。しかし、イベフル！の担当者がステージ構成・音響配置・スクリーンの最適な位置などを段階的に整理してくれたおかげで、私たちの不安が解消され、準備の見通しが格段に立てやすくなりました。

自社だけでは判断が難しい領域をプロの視点でサポートしてくれたこと、そして準備期間を通して安心して任せられる体制が整っていたことが、イベフル！を選んだ大きな理由です。

イベフル！利用後の成果

実際にイベフル！を利用してみて、周年行事の準備がこれほどスムーズに進むのかと驚かされました。私たちが最も不安を感じていたステージ設計や映像演出、動線づくりといった専門性の高い部分を任せられたことで、社内の負担が大きく軽減され、限られた人員でも計画的に準備を進めることができました。「今年は準備がしやすかった」「判断が明確になって助かった」という声が総務部内から多く上がったのが印象に残っています。

当日の式典では、音響・映像のクオリティが安定しており、来場者からも「見やすかった」「とても丁寧な運営だった」という声をいただきました。表彰シーンやオープニング映像など印象に残る場面の演出も自然で、式典の雰囲気づくりに大きく貢献してくれたと感じています。また、ステージ周りの動線や登壇位置の誘導がスムーズだったことで、進行が滞ることもなく、役員からも好意的な評価をいただけました。

社内の若手メンバーにとっても、プロの運営を現場で学べたことが貴重な経験となりました。「こういう観点でステージをつくるのか」「音響のチェックはここまで丁寧に行うのか」といった気づきが多く、今後のイベント運営にも活かせる実践的な学びになったようです。

結果として、20周年という節目の年にふさわしい式典を実現でき、来賓の方々にも喜んでいただけたことが何よりの成果でした。準備段階から当日の運営まで安心して任せられるイベフル！のおかげで、私たちは「式典の中身」に集中でき、会社としてのメッセージをしっかり届けることができました。次に大規模イベントを行う際にも、まず相談したいと思える存在です。