株主総会

株主総会

私は東京都の上場企業（製造業）で総務・法務を担当しています。毎年6月に開催する株主総会は、会社にとって最も重要なイベントの一つであり、株主の皆さまに誠実な姿勢で向き合うためにも、準備の精度が求められます。しかし、今年は例年になく課題が重なり、早い段階から不安を感じていました。

まず、総務部内で担当者が交代したタイミングと重なったうえ、例年利用していた会場が大規模改装に入ったため、急遽まったく新しい会場での開催が決まったことが大きな要因でした。前年の記録は残っているものの、会場そのものが変わってしまったことで、議長席・役員席の配置、スクリーン角度、音響反響の特性、照明条件など、これまでの設計を応用させることが難しい状況でした。そのため、レイアウト設計から見直す必要があり、準備工程を再構築することになりました。

さらに追い打ちをかけたのが、参加予定だった主要株主の来場可否が直前に変動し、会場への変更が決まったことです。特に株主総会では「役員席・スクリーン角度・音響位置」など、細かな条件が変わると設計をゼロから見直す必要があるため、社内だけで対応するには大きな負荷となっていました。

株主総会は失敗が許されないイベントです。株主や取引先を迎え入れるうえで、音響トラブルや映像の乱れは絶対にあってはなりません。社内だけで完璧な準備を進めるには時間も人員も足りず、特に映像・音響・動線設計などは、会場ごとに反響特性や照明条件が異なるため、専門知識がないと適切な調整が難しいと感じていました。

そんな時に頼りになったのが、ダスキンレントオールの「イベフル！」でした。単なるイベントサポートではなく、過去に同規模の株主総会を数多く担当しており、企画段階から会場設計・進行計画まで相談できる点に魅力を感じ、今回依頼を決めました。

イベフル！利用前のお悩み

私たちが抱えていた最大の悩みは、株主総会の要となる映像・音響・レイアウト設計を、ほぼ白紙状態から組み立てなければならなかったことです。本来であれば前年の設計資料や運営マニュアルがあり、それを基に微調整を行えばよいのですが、担当者の交代により記録がほとんど残っていない状態でした。

さらに準備を進める途中で、急遽会場を変更せざるを得ない状況となり、そこから混乱が一気に加速しました。新しい会場の図面を確認すると、ステージの幅・天井高・出入口の位置・電源計画や配線ルートなど、これまでの会場とは大きく異なる点が多く、これまでの構成やレイアウトの設計がそのまま使えないことが判明。短い準備期間のなかでも、動線設計や安全対策を含めた運営プランをゼロから作り直す必要があり、上流工程から専門的な設計支援が不可欠という課題が浮き彫りになりました。

社内メンバーだけで検討を進めようとしても、以下のような専門的な判断が求められる場面が多く、「このままでは当日のトラブルが起きるのではないか」という不安が増していきました。

• ・議長席・役員席はどの位置が最適なのか
• ・どの角度でスクリーンを設置すれば見やすいのか
• ・音響が反響しやすい会場での調整方法
• ・満席時の導線や受付配置をどう最適化するか

株主総会は一度きりの本番で、失敗なく進行させることが絶対条件です。社内でも「今年は準備が難航しそうだ」「専門家の力を借りた方が確実だ」という声が高まり、外部のプロによるサポートが不可欠な状況だと痛感するようになりました。

イベフル！を導入した理由

イベフル！を選んだ最大の理由は、株主総会という特殊なイベントに求められる「専門性」と「提案力」を兼ね備えていたことです。単なる映像・音響まわりの準備にとどまらず、会場レイアウトや動線設計まで総合的にサポートしてもらえる点は、社内リソースが限られる私たちにとって心強いものでした。

特に助かったのは、急な会場変更にもスピーディーに対応していただけた点です。新しい会場の図面を共有すると、ステージ位置・議長席と役員席のレイアウト・スクリーンの角度・配線ルートなどを短期間で再設計していただきました。机上の理論ではなく、現場経験に基づいた「実践的な提案」であったため、準備工程が一気に明確になりました。

また、株主総会は企業の信頼性が問われる場であるため、見た目の整然さや演出の安定感は参加者の印象に大きく影響しますが、イベフル！の担当者はこれまでの実績を踏まえ、以下のように細かな部分まで事前にアドバイスをくださいました。

• ・受付動線の渋滞を防ぐためのレイアウト
• ・役員の入退場がスムーズに行える導線
• ・反響しやすい会場での音響配置
• ・参加者全体が見やすいスクリーン位置

私たちの不安や疑問に対して一つひとつ丁寧に回答してくれる姿勢も決め手のひとつでした。「限られた準備期間でも問題なく実施できる」という安心感を与えてくれたことは、最終的な依頼の後押しとなりました。

総合的に見て、「株主総会の成功に向けて一緒に伴走してくれるパートナー」として信頼できると感じられたことが、イベフル！を導入した大きな理由です。

イベフル！利用後の成果

実際にイベフル！を利用してみて、社内からは「今年の準備は本当にスムーズだった」という声が多く上がりました。特に、会場変更に伴うレイアウト再設計や配線計画といった負担の大きい作業を任せられたことで、総務部の業務が大幅に軽減されました。限られた準備期間のなかでも、焦りを感じる場面がほとんどなかったのは、イベフル！の伴走支援があってこそだと感じています。

当日の運営においても、音響・映像の安定性や動線設計の精度が成果として表れました。参加された株主や取引先の方からは「会場が整然としていて見やすかった」「進行が滞りなく進んで安心できた」といった声が寄せられ、役員からも高い評価を得られました。特に、スクリーン位置や照明のバランス調整は、自社だけでは気づけなかったポイントで、来場者の満足度にも直結したと感じています。

また、社内の若手メンバーにとっては、準備を通じてプロの設営・運営ノウハウを間近で学べる貴重な機会となりました。若手メンバーが現場ノウハウを習得できたことで、翌年度以降の運営体制の強化にもつながっています。

結果として、今年の株主総会はトラブルもなく円滑に実施でき、新規の株主対応や既存株主との関係強化にもしっかり集中できました。今後も会場仕様や参加者数の変動が予想されるため、イベフル！のような柔軟に対応できる外部パートナーの存在は必須だと改めて実感しています。